Presentamos el modelo GTD (Getting Things Done) de David Allen- (8 minutos)

Usualmente cuando nos enfrentamos a eventos de estrés en nuestra vida, ¿Cómo reaccionamos? Por ejemplo, si sentimos que tenemos muchas tareas pendientes, y recibimos un correo con una nueva tarea por hacer, lo más probable es que reaccionemos de forma desproporcionada, aun cuando dicho mail no requiera de mucho tiempo, debido al sentimiento de perdida de control y falta de claridad de como vamos a lograr hacer todos los pendientes que tenemos.

Lo que permite este sistema (GTD) es tener una sensación de claridad y control, lo cual no solo te va a ayudar a ser más productivo, también va a permitir reducir el estrés.

La realidad laboral juega en contra, constantemente nos bombardean con correos sobre requerimientos que son urgentes, o aparece una reunión con suma urgencia, o un nuevo proyecto aparece que requiere extrema urgencia, tendemos a caer en el famoso “multitasking” lo cual agota nuestro cerebro, tratamos de recordar todos los pendientes que debemos hacer, y cuando empezamos con una tarea, no podemos enfocarnos porque recordamos tareas que tenemos pendientes.

Denominaremos este efecto, de pensar constantemente en una tarea pendiente, como un circuito abierto.

A continuación, como funciona esta metodología:

1 - RECOPILAR: Todas las tareas pendientes, puede ser en una hoja o de forma digital, para que de esta forma puedas liberar tu mente de los pendientes. Lo importante es que consideres todas las tareas, no solo las que te parecen más urgentes, por ejemplo, desde terminar un proyecto determinado, hasta comprar el regalo de cumpleaños de un amigo.

2 - PROCESAR: Organiza las tareas que pusiste en el paso anterior. determinando si son realizables, o no.

Si es realizable

¿Se puede realizar en un solo paso? – Si.

¿Llevará más de 2 minutos hacerlo? – No, hazlo de forma inmediata, si lo mantienes como una tarea, va a ser más agotador.

¿Llevará más de 2 minutos hacerlo? – Si.

¿Es tu responsabilidad? – No: delégalo.

Si es tu responsabilidad, agrupa separando las que tienen fecha específica, y las que no.

3 - ORGANIZA: Esta etapa va de la mano con la anterior, y se compone de 7 listas diferentes:

  • Bandeja de entrada: Aquí recopilamos todo
  • Lista de próximas acciones: Acción que se tiene que realizar a corto plazo, pero sin fecha específica. Para que no se transforme en una larga lista de tareas pendientes, se sugiere usar algún tipo de clasificación y un tiempo estimado para realizar dicha tarea.
  • Lista con Calendario: Aquí van las tareas que tienen fecha específica.
  • Lista en espera: Todas aquellas tareas que han sido delegadas en caso de trabajar con más personas, o que has externalizado. Aquí es importante anotar específicamente la tarea delegada y la fecha límite, para de esta forma realizar un seguimiento adecuado. En caso que esta persona(s) no cumpla, puedes enviarle un correo con el recordatorio de forma inmediata en caso que creas que esto va tomar menos de 2 minutos, en caso que requiera más tiempo, puedes incorporarlo en “lista de próximas acciones”.
  • Lista de algún día/talvez: Tareas que no requieren nuestra atención inmediata, pero que tampoco quieres olvidar. Contienen todas las ideas que todavía no son concretas, por ejemplo, comprar una propiedad, aprender un instrumento musical etc.
  • Lista de referencia: Toda información que sea relevante para más adelante.
  • Lista de proyectos: Si una tarea requiere más de un paso, se define como proyecto. Aquí es importante determinar las tareas inmediatas a realizar, ya que son las que permiten que los proyectos avancen, y ser muy claros. No poner tareas que sean poco claras, como por ejemplo “Llevar mi auto a mantención”, sino, “Identificar cual es la mejor compañía de mantención cerca de mi domicilio”.

4 - REFLEXIONA: La única forma que este sistema funcione, es actualizarlo de forma diaria. Todos los días revisa tu calendario, la lista de las próximas tareas, y las que has completado. De forma semanal, se recomienda hacer un análisis más exhaustivo de los avances en las diferentes variables de este sistema de organización. Esto también entrega control, claridad y perspectiva de todas las tareas y proyectos que están llevando a cabo, para disminuir de esta forma la sensación de falta de control que conlleva la poca organización y falta de metodología.

5 - EJECUTA: Prioriza las tareas por orden de urgencia, tiempo disponible, y energía.

En resumen, esta metodología permite organizar y concretar las diferentes tareas y proyectos que tengas. Es importante ser metódico en cada uno de los pasos anteriormente descritos.

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