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4 Herramientas que toda Empresa debería utilizar

El teletrabajo ha llegado para quedarse, y por lo mismo todos hemos estado buscando cuáles son las mejores herramientas para comenzar a utilizar y hacer de esta nueva experiencia lo más provechosa y fácil posible. Pues en LifeBox no fue distinto, y después de mucho “prueba y acierta”, hemos encontrado los mejores programas que toda empresa debería comenzar a integrar en sus trabajos.

Son cuatro herramientas muy fáciles de usar y accesibles para toda empresa, por lo que independiente de si trabajas en una multinacional de miles de personas o eres el fundador de una pyme, estos programas te ayudarán a tener una comunicación laboral mucho mejor.


Slack: La herramienta para comunicarte dentro de tu empresa

Este software se define a sí mismo como “el reemplazo del email en las empresas”. No existe nada peor que llegar el lunes a trabajar y encontrarte con 50 mails no leídos, es un clásico estrés que tienen las organizaciones, ya que todos sabemos que contestar un mail es un proceso lento, demasiado formal y muchas veces ineficiente. Este problema es el que Slack intenta solucionar.

Esto se logra con un amigable formato de mensajes, en que se ordenan todas las distintas interacciones que ocurren en tu empresa en distintos “canales”. Para que lo puedas entender mejor, imagínate cada “canal” como un grupo de Whatsapp, pero en vez de memes y stickers las personas hablan  de trabajo, suben balances, comparten informes y envían presentaciones.

Este formato permite que esté todo claro y ordenado, con la gran ventaja de que todos los participantes puedan ver los mensajes que se envían. 

Un gran problema de los mails es que estos son personalizados, por lo que la información que contienen le llega solamente a las personas a quien fue dirigido, cuando existen otros miembros de la organización a las que podría resultarles muy útil.  Esto no ocurre con Slack, ya que esa respuesta se manda al canal, y todos pueden verlo y así tener la mayor cantidad de información necesaria para trabajar. De la misma manera, también se pueden mandar mensajes por interno en Slack, por si quieres compartirle a alguien información privilegiada, así que no te preocupes por eso ;).

Otra gran ventaja de estos canales es que guardan toda la información que se sube a ellos en el tiempo, por lo que es genial para buscar conversaciones pasadas o para compartir la información a personas nuevas que se integran a la empresa, ayudándolos a tener una integración más sencilla. Es importante recalcar que no solo se almacenan los mensajes enviados, sino que todo archivo que se sube también, los que pueden ser buscados y encontrados de manera muy sencilla y rápida, sin tener que revisar cuál de los 25 mails titulados “Balance final” realmente contiene el anhelado balance.

Por último, puedes conectar Slack con las aplicaciones que ya uses, para sacarle un máximo provecho (Drive, Google Calendar, Zoom, Microsoft Onedrive, Trello, y muchas más!)

Aquí te presentamos una imágen de la interfaz de Slack, para que veas lo simple y ordenado que es! 

La versión gratuita cuenta con un almacenamiento de hasta 10.000 mensajes, por lo que es una gran oportunidad para probarla en tu empresa y ver si acomoda a tus necesidades.


Zoom

La gran mayoría de las personas ya conoce esta aplicación, la que ha explotado desde la llegada del Coronavirus a nuestras vidas como herramienta líder del mercado para llamadas en videos. Pero aunque sorprenda a algunos, todavía existen muchas personas que no han integrado Zoom a sus trabajos, por lo que vamos a ser los primeros en decirles que deberían haberlo hecho!

Zoom es un software especializado para reuniones en videos. Funciona de una manera muy sencilla, en que una persona crea una “reunión”, esta invita a otras personas a unirse a través de un link, y así estas pueden entrar incluso sin necesidad de registrarse. Esta es una gran ventaja que tiene el programa, ya que solamente el que crea la reunión debe tener una cuenta, los otros pueden entrar como invitados.

Su gran fortaleza es el avanzado software con el que opera, el que permite que puedan entrar muchas personas a cada reunión sin que se deteriore la calidad y velocidad del sonido e imagen (la cantidad exacta depende del plan que tenga el creador de la reunión).

Además la aplicación cuenta con distintas funciones, como un chat dentro de la aplicación, poder grabar la reunión, poder compartir la pantalla a todos los que están en la reunión, dividir los participantes en distintas “sala”, etc. Todas estas funciones si se logran utilizar de buena manera, significan un activo importantísimo para tu empresa.

Pero además de todas las ventajas que puede entregarle Zoom a tu empresa para el trabajo, creemos que la mejor de todas es el de ponerle una cara a las personas cuando se les habla. Está comprobado que los equipo de trabajo funcionan de una mejor manera cuanto tienen una interacción “cara a cara” con sus compañeros, y a pesar de que en el teletrabajo esto es algo mucho más complicado, herramientas como Zoom te ayudan a que esto se haga una realidad independiente de dónde estén las personas. 

Por todas estas funciones, tanto empresariales como emocionales, si no utilizas Zoom en tu equipo de trabajo, hoy es el día perfecto para hacerlo.


Trello: la mejor forma de organizar tus tareas

Trello es una plataforma especializada para organizar de manera clara y eficiente los proyectos de tu empresa. 

Funciona con un formato de “tableros”, en el que cada uno es un proyecto que se quiere hacer. En estos tableros, se especifican todas las “tareas” que se deben realizar para cumplir el proyecto, las que se organizan en un formato simple de “Tareas por hacer”, “en proceso” y “Tareas terminadas”. Esto es solo una plantilla, uno puede ordenarla como quiera, pero la gracia es que puedes ver claramente qué partes del proyecto fueron ya terminadas y en cuáles se está trabajando. Además, se pueden mover fácilmente las tareas de una columna a otra, funcionando como si uno usara post-it. Aquí va un ejemplo de tablero:

Además de este orden que existe, cada “tarea” tiene distintas funciones que se le puede agregar, como un checklist, fecha límite para realizarla, comentarios, asignar a personas, etc. 

Lo mejor de esto, es que puedes seguir tus proyectos y los de tus compañeros de trabajo de la mejor manera remota, viendo en el momento lo que está haciendo cada uno sin tener que estar preguntando constantemente.

Además, Trello presenta distintas funciones que ayudan a hacer todo más efectivo y ordenado: permite integrar directamente otras aplicaciones (como Google Drive, Dropbox, Slack, Calendarios, y muchas más), y posee una app para poder actualizar tus tableros desde cualquier parte.

Hoy en día herramientas para organizar tus proyectos son más importantes que nunca, sobretodo para empresas que no están acostumbradas al teletrabajo. Trello te da la manera de poder organizarte mejor y controlar el progreso de tu equipo de una manera muy sencilla. Se pueden crear muchos tableros distintos, los que se pueden dividir no solamente en proyectos, sino que también puede ser en personas, así puedes seguir fácilmente el trabajo tanto tuyo como de tus compañeros de trabajo.

Al final, Trello es una herramienta muy flexible y que puedes usar a tu medida, lo importante es que te ayude a organizarte y planificar de la mejor manera.


Google Drive: tu banco de almacenamiento

Esta es una plataforma ya mundialmente conocida y utilizada, básicamente por lo buena que es! Por si has vivido bajo una roca durante los últimos 5 años y no conoces Google Drive, este es un servicio de almacenamiento online que entrega de manera gratuita Google, el que se puede acceder creándose una cuenta de Gmail o cualquier mail que esté integrado al servidor de Google. 

En esta plataforma puedes guardar prácticamente cualquier archivo, desde imágenes y videos, hasta pdfs, documentos word o plantillas excel. Además de esto, te permite compartir tus carpetas creadas fácilmente a otras personas, haciendo que sea muy sencillo que muchos usuarios cuenten con todo el material que quieras que tengan.

Además de esto, Google Docs funciona integrado con todas las herramientas que entrega Google, por lo que puedes compartir fácilmente Mapas, tu Calendario Google, y crear directamente en tu Drive documentos, presentaciones y planillas (el símil a word, ppt y excel de Google), los que además pueden editar distintas personas directamente y al mismo tiempo. Por esto es que es una herramienta que es perfecta para trabajar en equipo.

Además de todo esto, cuenta con una aplicación para móviles, donde puedes tener todos tus archivos siempre contigo y permitirte descargar los más importantes para poder acceder a ellos sin necesidad de internet. 

Google Drive cuenta con dos servicios. El primero y más básico se obtiene simplemente con tu cuenta gmail, y te da un almacenamiento gratis de 15GB. Puedes aumentar este espacio, pero cuesta dinero.

El segundo servicio es el de empresas. Este entrega Drive a todos los empleados de la compañía y dependiendo el plan que se necesite, puede tener incluso almacenamiento ilimitado. Te invitamos a revisar los distintos planes que cuenta Google Drive, para que así puedas elegir el que mejor se adecúa a tu negocio. 

En conclusión, estas cuatro herramientas te ayudarán a ti y tu empresa a trabajar de una mejor manera. En LifeBox estamos convencidos de que la modalidad de teletrabajo no es una situación pasajera, por lo que es clave que puedas aprender a vivir con compañeros de trabajo a la distancia, y estos programas te harán tu trabajo más cómodo y fácil desde donde sea que trabajes. 


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